berikut fitur dms
Requirement:
1. Login dan authentikasi
Keterangan: setaip user baru yang masuk di beda pc ada outhentikasi ke email pengguna
2. User & pass
Ketrangan : User/pengguna harus melakukan login untuk masuk ke dalam sistem dengan menggunakan
nama user dan password yang sudah terdaftar. Login user tersebut mengaktifkan fitur hak akses
user terhadap object-object (dokumen, folder, dll) yang ada di dalam sistem, sehingga aktifitas
masing-masing user dapat dibatasi sesuai fungsi dan kewenangannya. Sebagai contoh: user dari
divisi HRD dapat dibatasi hanya dapat mengakses dokumen di folder HRD, demikian pula halnya,
user dari divisi Finance hanya dapat mengakses dokumen yang berada di folder Finance, sehingga
dengan demikian kerahasiaan dokumen tetap dapat terjaga di masing-masing divisi ataupun departemen.
3. Upload Dokumen ( jpg, pdf, doc, docx , autocad dll )
Ketrangan : bisa upload dokumen sesuai kriteria diatas
4. Bisa view dokumen secara online
Ketrangan : dokumen bisa di lihat dimana saja / online
5. otorisasi user ( bisa upload, bisa edit, bisa lihat, bisa cetak )
Ketrangan : setiap user yang di daftarkan ada otorisasi sendiri-sendiri
6. otorisasi cetak dokumen ( izin cetak ke atasan via email )
Ketrangan : ada izin mencetak dokumen lewat aplikasi dan ada notifikasi lewat email
7. notifikasi jika ada dokumen baru yg habis di upload ( notifikasi by group )
Ketrangan : notifikasi laporan dokumen ke admin ada dokumen yang masuk ari user
8. notifikasi jika ada dokumen yang akan habis masa berlakunya
Ketrangan : jika dokumen yang akan habis maka ada notofikasi ke email atasan langsung atau ke user
9. notifikasi jika ada dokumen yang baru di ganti atau di update
Ketrangan : ada notifikasi jika ada perubahan dokumen jadi versioning ke atasan
10. Bisa List dan view Dokumen By Diagram kerja / Flowchart
Keterangan : setiap dokumen atau folder bisa di lihat alur flowcharnya oleh admin
11. ada log atas dokumen ( yang add siapa, yang edit siapa , yg udah buka siapa aja,
yg download)Ada form perubahan dokumen. / versioning jadi dokumen A akan di rubah
menjadi B dengan alasan trus dokumen B yang terupdate akan di publish. Dokumen A sebagai Arsip
Ketrangan : Dokumen yang telah diarsipkan ke dalam dapat dilakukan modifikasi tanpa
kehilangan versi dokumen sebelumnya. Setiap kali terjadi perubahan, maka dokumen akan
menghasilkan versi yang lebih baru, sehingga dengan demikian kronologis / riwayat dokumen dapat tetap terjaga.
12. Workflow
Keterangan : Fitur Workflow dapat digunakan untuk melakukan disposisi dokumen secara elektronis,
sehingga proses approval dokumen dapat berlangsung jauh lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan
mekanisme konvensional. Para pihak yang terlibat dalam sebuah proses kerja / proses bisnis,
dapat menjalankan role-nya, seperti memulai proses, memberikan approval, ataupun comment,
cukup dari meja komputer atau bahkan dari gadget/mobile device mereka. Jika melibatkan
dokumen fisik (dokumen kertas) sebagai dokumen pendukung , maka dokumen tersebut cukup
di-scan dan di-upload sebagai attachment. Dengan demikian tidak perlu lagi dokumen asli
(dokumen fisik) berpindah dari satu user ke user lainnya untuk keperluan review ataupun
approval. Aliran proses dari satu titik disposisi ke titik disposisi lainnya hanya berlangsung
dalam hitungan seper sekian detik, sehingga hal ini pada akhirnya dapat memberikan dampak yang
signifikan pada peningkatan produktifitas kerja perusahaan.
13. Audit log
Fitur audit log menyimpan catatan seluruh aktifitas user di dalam sistem, seperti misalnya: waktu login, mengarsip, Edit, View, dan lain-lain.
14. PILIHAN BAHASA inggris dan indonesia
Ketrangan : saya sudah ada bahasa indonesianya jadi tidak perlu develop
15. DOCUMENT DISCUSSION FACILITY
Ketrangan : Dengan fasilitas ini, user dapat membahas, mendiskusikan, ataupun memberikan komentar terhadap suatu dokumen
16. RELATED DOCUMENT
Ketrangan : Fitur ini memungkinkan user untuk membuat tautan/link antar dokumen yang saling terkait,
sehingga memberikan kemudahan untuk melakukan pengecekan terhadap masing-masing dokumen tersebut. Contoh:
Dari tampilan dokumen PO (Purchase Order), bisa dibuatkan link ke Dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti: Dokumen Quotation, Dokumen Kontrak, Invoice, dll.
17. MAPPING LOKASI FISIK
Ketrangan : setiap dokumen dan folder terlihat rak brapa, no brapa dan berkas apa
18. Encrypted document
Ketrangan : menyediakan mekanisme pengamanan privacy dokumen tingkat tinggi, yaitu dengan melakukan
penyandian dokumen menggunakan sistem enkripsi data 128 bit key. Hanya pengguna yang Page 7 of 10
memiliki otoritas terkait yang dapat membuka dokumen dan menampilkan/melihat isi dokumen tersebut.
19. Barcode support.
Ketrangan : bacode support untuk warehouse
20. Laporan akses user.
Ketrangan : setai akses user ada laporan ke admin
21. Upload metadata dan arsip berbasis template untuk mass upload.
Ketrangan : ini untuk upload arsip tidak satu satu namun bisa banyak sekaligus.
22. Konektivitas ke scanner untuk pengambilan dokumen (output file tiff).
Ketrangan : otomatis terbaca jika scanner menggunakan driver TWIN
23. Jadwal retensi arsip (JRA) untuk kendali arsip. Sehingga dapat diputuskan arsip yang sudah bisa dihilangkan hardcopynya dan yang belum.
Ketrangan :
24. Penomoran arsip secara otomatis.
Ketrangan : jika upload masal dokumen makan harus ada penomoran otomatis dokumen 1,2,3 dll
25. bisa search keyoword content / metadata
Ketrangan : selain menulis keyword untuk pencarian kata , harus bisa pencarian conten tanpa input keyword ke aplikasi
26. stampel
Keterangan : fitur ini untuk stempel persetujuan dokumen yang di setujui oleh atasan sesuai workflow
27. OCR
28. Chek in :
29. Chek Out : apabila lagi di chek out maka dokumen tidak bisa di chek in oleh orang lain dan ada keterangan sedang di chek out sama user A.
